Integrált vállalatirányítási rendszer

Egy vállalatirányítási rendszer nem a siker kulcsa, de a különleges elvárasoknak is megfelelő vállalatirányítási rendszer viszont a siker elengedhetetlen feltétele.

A DanubiSoft gyártástervező modulja
az Airbus  nordenhami gyárában

Napjainkban vállalatirányítási rendszerek alkalmazása egyértelműen a versenyképesség alapvető feltételévé vált. Azonban ha a bevezetett rendszer nem működik megfelelően, akkor nem tudja ellátni hatékonyan a szerepét. A vállalat hatékonyságának biztosításához számtalan olyan feltétel szükséges, ami egy ERP rendszer bevezetését teszi szükségessé. Szinte minden vállalat használ valamilyen szintű informatikai támogatást a munkája során, sokszor ezek különálló, egyedi, csak egy adott feladatra alkalmas szoftverek és eszközök összessége. Az a felismerés, hogy szükség van informatikai támogatásra az minden vállalatban megvan, de az, hogy ennek a támogatásnak egy egységes és az egyedi a igényekhez igazodó rendszerben kell megvalósulni, az már csak a legsikeresebb vállalatok sajátja.

A Kiválasztás stratégiai döntés

Az, hogy milyen rendszert választ ki az adott cég az komoly döntés, ami nagy körültekintést igényel. Hiszen az adott rendszer lesz a vállalat vérkeringése, amin keresztül az adatok és információk áramlanak, amelyen a folyamatokat irányítani és nyomonkövetni lehet. Minden vállaltnak a kiválasztásnál a következő stratégiai szempontok figyelembe vételével kell számolnia:

• Megtérülés mértéke, várható haszon, egyéb későbbi költségek 
• A vállalat fejlődésének támogatása 
• A már meglévő eszközök és adatok hasznosítása 
• Az igények testreszabhatósága, a szoftver rugalmassága 
• Milyen adatok és milyen formában érhetőek el 
• Termelési és a kapcsolódó területeknek nyújtott támogatás 
• Folyamatos Információáramlás és adatbiztonság 
• Milyen egyéb szolgáltatások elérhetőek 

Megtérülés
Fontos szempont megtérülés mértéke - nem az árról van szó, hanem arról, hogy mennyi idő alatt hozza vissza az adott rendszer a befektetett anyagi és egyéb javakat. Hiszen lehet, hogy egy olcsóbb rendszer kevésbé alkalmas, tehát lassabban vagy egyáltalán nem hozza vissza azt a pénzt, amibe került. Nyilvánvaló, hogy a vállalat a profit növelésére törekszik, ezen cél elérése csak olyan eszközökkel lehetséges, amelyek teljes átláthatóságot biztosítnak és támogatják a vezetőket a döntéseikben.

Egy olyan eszköz, amely ugyan kevesebbe kerül, mint a többi hozzá hasonló, de nem eléggé termelékeny vagy a karbantartása és a használata költséges, az nem megfelelő befektetés. Egy ilyen eszköz vagy veszteséget termel, vagy „csak” az elvárhatótól kevesebb hasznot termel, ami szintén veszteség. Ez igaz bármilyen termelést végző eszközre, legyen az akár egy szerszámgép, egy targonca vagy bármi más. De ezek a szabályok igazak az ERP rendszerekre is! Hiszen egy vállalat irányítása felelősségteljes és hozzáértést kívánó munka, ezért az azt segítő és rendszernek szintén nagyon magas minőségi követelményeknek és elvárásoknak kell megfelelnie.
Tehát nem szabad megfeledkezni a későbbi költségekről sem, hiszen mint mindennek egy ERP rendszernek is vannak járulékos költségei, mert minden körülmény képes változni.
De számtalan egyéb mérhető módon is van egy jó ERP rendszernek megtérülése. Ilyenek lehetnek:

• Készletszintek csökkentése, ami azonnali készpénz felszabadítást jelent
• Elfekvő készletek felfedezése, amelyek értékesítése szintén azonnali készpénzt jelent
• Növekvő termelékenység, tehát növekvő profit
• Csökkenő erőforrás-felhasználás
• Csökkenő átállások és egyéb kieső idők
• Tervezhető karbantartások, amelyek miatt csökken a meghibásodások száma
• Pontosabb adatok alapján, a teljesítménybérezett munkatársak tévedéseinek kizárása

Természetesen olyan pénzben nem mérhető, de közvetve mégis profitot hozó megtérülések is jelentkeznek:

• Átlátható megrendelésállomány
• Naprakész és pontos készletszint
• Erőforrások naprakész és pontos nyilvántartása
• Partnerek pénzügyi helyzetének és megrendelés állományának pontos nyilvántartása

Fejlődés és specialitások
Mivel minden vállalat folyamatosan fejlődik és változik, az általa használt eszközöknek is képesnek kell lenniük ezeket a változásokat követni, illetve adott esetben segíteni is azt. Egy jó ERP vállalatirányítási rendszer nem egy pillanatképet rögzít, hanem egy vállalat fejlődésének irányaihoz idomul és azt a fejlődést követi és segíti a célok elérését.
Számtalan olyan esemény következhet be, ami szükségessé teheti egy vállalatirányítási rendszer módosítását finomítását:

• Jogszabályi környezet változása
• Új alkalmazottak felvétele
• Partnerek és azok igényeinek változása
• A megrendelés állomány szerkezetének változása
• Gyártási technológiák fejlődése
• A vállalat szerkezetének átalakulása

Jól látható, hogy minden ilyen esetben szükséges az, hogy a vállalat gyorsan reagáljon és ez a reakció olcsó és zökkenőmentes legyen. A legjobb az, ha a vállalat meg tudja oldani a saját keretein belül a rendszer finomítását, hiszen gondoljunk csak bele, hogy egy SAP vagy Navision tanácsadó napdíja elérheti egy képzett mérnők havi fizetését is. Tehát minden vezető jól felfogott érdeke az, hogy olyan rendszert vezessen be, ami nem teszi függővé a vállalatot az adott rendszert karbantartó tanácsadó cégtől, olyan változások esetén, amelyek állandóan bekövetkeznek. Ezért javasolt olyan jól testreszabható rendszerek választása, amelyek karbantartására „házon belüli” munkatárs is alkalmas, továbbá a fellépő esetleges fejlesztési igények megvalósíthatóak minimális költségvetéssel.
Továbbá egy jó ERP rendszerben nemcsak követni lehet a változásokat, hanem előrelátni is azokat, például ha egy gép terheltsége folyamatosan nő, akkor tudni lehet, hogy azt a gépet hamarosan bővíteni kell vagy beruházni egy hasonlóra. De tendenciák is megfigyelhetőek a termékek fogyásával kapcsolatban, például észrevehető az, hogy egy adott termékből mennyi a téli és mennyi nyári átlagos fogyás. Így a készletszintek dinamikus változtatásával pénz takarítható meg. De Számtalan ilyen példa sorolható még, de a lényeg, hogy a vállalatirányítási rendszernek meghatározó tulajdonsága céggel való együttfejlődés.


Meglévő eszközök és adatok
Minden vállalatnál már rendelkezésre áll valamilyen szintű informatikai támogatás, lehet az egy adott feladatra szánt célszoftver, vagy csak Excel táblák. Természetesen lehet ez egy elavult vagy más ERP, például Navision rendszer is. Fontos, hogy az új vállalatirányítási rendszerbe a már meglévő adatok átkerüljenek, lehetőleg rendszerezettebb formában. Ezeknek az adtatoknak felvitele nagyon sok időt és erőforrást vehet igénybe, tehát olyan rendszerben szabad csak gondolkozni, amely széleskörű lehetőségeket ad az adatok beimportálására. Hiszen egy vállalatnak az adatai számítanak az egyik legfontosabb értéknek, amelyekből következtetéseket lehet levonni, tendenciákat megfigyelni.
Ideális esetben az adatok beimportálása után már azonnal lehet olyan kimutatásokat készíteni, amelyekre eddig nem voltak elérhetőek, illetve a bevezetés után már olyan kimutatások is készíthetőek lesznek, amelyek évekre visszamenőleg mutatnak adatokat, annak ellenére, hogy a rendszer korábban nem is volt telepítve.


Az igények testreszabhatósága
Egy vállalatnak egyedi folyamatai vannak, olyanok, amelyek semmilyen más vállaltra nem jellemzőek. De vannak olyan folyamatai is, amelyek teljesen sztenderdizálhatóak. Jellemzően a számlázási szokások, a szállító levelek és úgy általában a pénzügyi rész az, ami szinte minden vállalat esetében azonos. Ennek az az oka, hogy ezen a területen már igen kis cégmérettől fogva segítve vannak a folyamatok informatikai eszközökkel. Természetesen itt is adódhatnak olyan eltérések, amelyek csak az adott vállaltra jellemzőek, de ezeket egy jó ERP rendszernek paraméterezhető módon támogatni kell. Ennek az egységes kezelhetőségen kívül az a legfőbb oka az, hogy ez a terület erőteljesen szabályozva van jogi és adóügyi oldalról.
A gyártási folyamatok viszont olyan szerteágazóak, hogy nem készíthető olyan dobozos megoldás, amely mindenki számára megfelelő lenne. Minden esetben vagy kompromisszumot kell kötni a használat során, vagy átalakítást kell kérni olyan tanácsadó cégektől, akik igazából nem férnek hozza a rendszerek forrásállományához. Emiatt szerkezeti átalakításokat képtelenek véghezvinni, csak olyan módón próbálják paraméterezni az adott rendszert, hogy azt a hatást keltse, mintha a rendszer át lenne alakítva. Tehát mindenképpen megéri olyan megoldást választani, amelyet a telepítést végző cég készít és forgalmaz is. Hiszen ebben az esetben nem kell semmilyen kompromisszumot kötni minden igény maradéktalanul kielégíthető és a már létező eszközök is gond nélkül integrálhatóak. Erre talán a legjobb példa egy szerszámszekrény, ami a termelési területen található. A vállalatirányítási rendszer bevezetése után ennek a szekrénynek a vezérlése integrálható és a használata naplózható és az összes adata többi közt látható egy integrált rendszerben.

Adatok gyűjtése és azok kezelése
A kimutatások csak annyira jók, mint amennyire pontosak az adatok, amelyekből készültek. A döntések csak annyira megalapozottak, mint amennyire kimutatások, amelyből kiindulnak. Tehát jól látható, hogy egy vezető ha megfelelően akarja irányítani a vállalatát, akkor ahhoz a lehető legtöbb és legpontosabb adatra van szüksége, máskülönben - saját hibáján kívül - helytelen döntést hozhat. Az adatok begyűjtése nem egyszerű feladat - több szempontból sem - ha nem jó ha termelés sok bürokratikus terhelést kap, de az sem jó, ha a folyamatok és tevékenységek nincsenek pontosan nyomonkövetve. Meg kell találni azt az egyensúlyt, amivel a lehető legtöbb adatot lehet a termésből kinyerni úgy, hogy lehetőség szerint a papírok száma és a tévesztések lehetősége csökkenjen.
Az adatok gyűjtésének vannak automatikus módjai is, amelyekkel a dolgozók részben tehermentesíthetőek. Hiszen szinte minden modern gép rendelkezik olyan adatszolgáltató kimenetekkel, amelyekről rengeteg értékes adat nyerhető ki. De a régebbi vagy egyszerűbb kézi gépek esetében is szerelhetőek fel olyan érzékelők, amelyek megfelelően el tudják látni a vállalatirányítási rendszert adatokkal.
A termelésből nem csak adatokat lehet kinyerni, hanem oda el is kell juttatni azokat, hogy milyen munkát milyen gépen kell az adott dolgozónak végeznie. Ehhez szükség van terminálra, ami a termelési területen szolgáltatja a szükséges információkat. Az adatgyűjtő rendszereket és a terminál programokat együttesen termelésirányítási rendszereknek is nevezik. Ezek a rendszerek csak ritkán részei egy ERP rendszernek, többször külön kell megvásárolni és telepíteni azokat, néha egészen más cégtől, mint aki az ERP rendszer szállítja. Érezhető, hogy ez nem az optimális megoldás, mert a kompatibilitási problémák hatványozottan jelentkezhetnek egy-egy egyedi igény megvalósításakor. A legjobb az megoldás, amikor a termelésirányítás integrált rendszerben van a vállalatirányítási rendszerrel, az ilyen megoldásoknál olyan lehetőségek is nyílnak, amelyek egyedülálló megoldásokat tesznek lehetővé. Például:

• A Termeléstervezés azonnali reakciója az esetleges megváltozott körülményekre
• A Termelés állapotának megtekintése és vezérlése az irodai gépekről
• A gépek állapotának és pontos kihasználtságának összevetése egyéb adatokkal
• Teljes ás azonnali Pénzügyi kontrol pontos adatokra alapozva

A lehetőségek végtelenek, de bizonyos, ha pontos adatok állnak rendelkezésre a ciklusidőkről, a mennyiségekről, az estleges selejtekről vagy géphibákról, akkor ezen adatok jól felhasználhatóak a megalapozott döntések meghozatalához.

Termelési és kapcsolódó területek
A termelés hatékonyságának növelése az egyik legfőbb cél egy vállalatirányítási rendszer bevezetése során. Ahhoz, hogy a hatékonyság növekedni tudjon nemcsak az irodai, hanem termelési területen is fejlesztéseket kell végezni. Ezért a legjobb megoldás az, ha ezt a két területet egyetlen integrált rendszer kezeli, így kerülve el a nagy költségeket és a kompatibilitási problémákat.
A termelési területen fontos a dolgozók pontos informálása, hogy mindenki tudja mi a dolga az adott pillanatban és, hogy mindenkiről tudható legyen éppen mit csinál továbbá azzal a tevékenységével hogyan áll a tervhez képest. Ezt alapvetően egy olyan információs rendszerrel lehet megvalósítani, amely az adatokat egy integrált ERP rendszerből nyeri és abba is írja vissza.
A termelést kiegészítő területeknél is szükség van a folyamatos adatáramlásra, úgymint : MEO, raktár, TMK. Amikor minden elem szervesen be van kapcsolva a vállalat működésébe a termelékenység nagy mértékben javul, a környezeti változásokra reakciók azonnaliak és automatikusak. Abban az esetben ha egy olyan gépen történik meghibásodás, ami egy sürgős megrendelésen dolgozik, a következő események következhetnek be:

• A tervező modul átszervezi a termelési tervet oly módon, hogy a lehető leghamarabb átvehető legyen a munka
• Ha kell, felszabadítja az a gépet, ami ki tudja váltani a meghibásodottat
• A szerszámok cseréje szakosodott embereket értesíti, hogy át kell szerelni az termeléshez szükséges szerszámot
• A TMK értesíti a gép hibájáról és annak hibakódjáról
• Az anyagmozgató kollégákat értesíti, hogy alapanyagokat kell a cseregéphez készíteni és a fel nem használtat elvinni
• A szállítással foglakozó kollégákat értesíti, hogy késés várható az adott terméknél
• Ha a késés túl nagy, akkor átszervezi a kiszállítási listákat
• Az átszervezett kiszállításnak megfelelően állítódik majd össze a szállítólevél
• A módosított szállítólevél alapján lesz kiállítva a számla a megrendelőnek

Persze ez a legrosszabb eset. Lehetséges, hogy a gép könnyen kiváltható, de az is, hogy más megrendelőnek szánt termék átcsoportosításával a probléma kiküszöbölhető vagy csökkenthető.
Egy jó ERP rendszer ebben az esetben olyan megoldást választ, ami ezek kombinációja úgy, hogy a veszteség a lehető legkisebb legyen.

Információáramlás és biztonság
Egy ERP rendszer egyik legnagyobb előnye az, hogy a vállalat minden - arra jogosult dolgozója- azonnal hozzáfér a kívánt adatokhoz, abban a formában, amiben számara a legkényelmesebb. Ez a gyakorlatban annyit jelent, hogy a raktáros tudja mit hol talál és azzal a készlettel mi a dolga. Vagy azt például, hogy egy dolgozó mindig pontosan tudja mit és mennyit gyárt és ahhoz a lehető legtöbb információt el tudja érni (beállítási - minőségi adatok). Hosszasan lehetne sorolni, hogy milyen nagy jelentősége van annak, hogy az információk azonnal rendelkezésre állnak, de nem minden esetben jó, ha bárki elér bármilyen információt. Hiszen a pénzügyi adatokhoz kevés munkatársnak szabad, hogy hozzáférése legyen. Ezért nagyon fontos az, hogy egy ERP rendszer kiterjed jogosultságkezelésre az adatokkal kapcsolatban. Ahol megadható, hogy egy személy milyen adatokat láthat, szerkeszthet , törölhet vagy milyen egyéb műveltek végezésére jogosult azokkal.
Természetesen a termelési és egyéb folyamatokban is kell, hogy legyen jogosultságkezelés. Ilyen eset lehet például, ha egy munka csak akkor indítható, ha a MEO jóváhagyta az első legyártott darabot.
Egy jó ERP rendszerben minden egyes tevékenység naplózva van, és meg lehet állapítani, hogy ki változtatott valamit, mikor és hogy mi volt az eredeti állapot. Ez utóbbi rendkívül fontos és csak igazán kevés vállalatirányítási rendszer képes a változtatások előtti állapotot reprodukálni.

Egyéb szolgáltatások
Egy ERP rendszer bevezetése nem egyszerű feladat a vállalat életében, nem lehet egy-két hetes testreszabással és betanítással kielégítően megvalósítani. Arra, hogy pontosan mire van szüksége egy adott vállaltnak sok időt kell szánni, ami a későbbiek során mind időben, mind pénzben bőven megtérül. Ugyanis a bevezetési szakaszban kell a speciális esteteket felmérni és azokra megfelelő megoldást találni. Ha ezt elmulasztja a vállalat a bevezetéskor megtenni és dobozos szoftverrel próbálja lefedni az igényeit, akkor a projekt sajnos bukásra van ítélve, de legalábbis bizonyosan nem hozza az elvárt eredményeket. Egy integrált ERP rendszer bevezetése miatti felmérés kiváló alkalom arra, kisebb-nagyobb átszervezéseket valósítson meg. Vállalatirányítási rendszer bevezetésének keretein belül jellemzően a következő tevékenységek is folynak:

• Folyamatok áttekintse és „saját sztenderdek” meghatározása
• Folyamatok ésszerűsítése akár LEAN managementtel
• Technológiai utasítások kidolgozása a minőségi követelményekkel együtt
• Cikkszám és egyéb adatok azonosító - képzési szabályainak megalkotása
• Raktárok átszervezése, raktárhelyek azonosítása
• Pontos dolgozói feladatkörök meghatározása, jogosultságokkal együtt
• Informatika rendszerek fejlesztése
• Ellátási láncok feltérképezése és ésszerűsítése

Tehát egy vállalatirányítási rendszer bevezetése nemcsak szoftver vásárlása, hanem a cég olyan alapokra történő helyezése, amely biztosítja az átlátható, hatékony működést és lehetőséget ad a további fejlődésre. Ezért hangsúlyt kell fektetni arra, hogy a bevezetés során olyan egyéb szolgáltatások is kapcsolódjanak, amik a vállalatirányítási rendszer bevezetésének sikerét garantálják és a vállalat hatékonyságát nagymértékben növelik.